Tất cả chúng ta đã từng vô tình xóa một tập tin vào thùng rác (Recycle Bin trên Windows, Trash trên Mac OS). Rất may, các hệ điều hành đã được biết đến trong nhiều năm, khi bạn kéo một tập tin vào biểu tượng thùng rác, nó không lập tức xóa tập tin đó. Thông thường bạn có thể mở biểu tượng thùng rác, tìm tập tin vừa mới xóa và khôi phục nó về đúng chỗ của nó trên ổ cứng của bạn.
Vấn đề xảy ra sau khi bạn làm trống thùng rác đó. Lúc này, bạn gặp rắc rối. Nhưng mọi thứ chưa hẳn đã mất.
Điều đầu tiên bạn nên làm là kiểm tra các bản sao dự phòng hoặc các dịch vụ đồng bộ dữ liệu của mình. Đó là cách tốt nhất để lấy lại tập tin đã mất, hoàn toàn nguyên vẹn. Ví dụ, trên Dropbox có nhiều phiên bản của mỗi tập tin - thậm chí bạn có thể lấy lại phiên bản của một tập tin cách đó nhiều ngày trước khi bạn làm mất nó. Vào trang Dropbox.com, click vào biểu tượng thùng rác ở phía trên với dòng chú giải "Show Deleted Files" (Hiển Thị Những Tập Tin Đã Xóa). Dropbox sẽ hiện ra danh sách các tập tin mà bạn biết. Click chuột phải vào tập tin để phục hồi, hoặc xem các phiên bản trước của nó.
Người dùng Windows 8 (và cao hơn) có một công cụ được gọi là File History, có thể hữu ích. Tuy nhiên, vì một số lý do, tính năng này không được kích hoạt theo mặc định. Nếu máy tính của bạn đang chạy Windows 8 và bạn dễ bị mất tập tin như dạng trên, hãy bật tính năng này lên bằng cách vào Control Panel, tìm kiếm "File History" và click "Configure File History Settings". Bạn cần một ổ đĩa gắn ngoài, thậm chí chỉ cần một USB nhỏ, để sử dụng hiệu quả bản sao lưu này. (Nhưng hãy nhớ, cách này sẽ vô ích nếu bạn bật tính năng File History sau khi các tập tin đã bị mất).
Với Windows 7, nếu bạn đã kích hoạt System Restore để tạo điểm khôi phục, bạn có thể gặp may. System Restore của Windows 7 tạo "shadow copies" của các tập tin, vì vậy nếu bạn nhớ tên thư mục và tập tin, nó có thể vẫn còn ở đó. Nhưng bạn không thể lấy nó ra một cách trực tiếp. Bạn cần click chuột phải vào một thư mục và chọn Properties, sau đó bạn sẽ thấy một tab ở trên được gọi là "Previous Versions".
Người dùng Mac cũng có một thứ tương tự mang tên Time Machine - tính năng sao lưu tích hợp giúp lưu giữ các tập tin vào ổ đĩa gắn ngoài hoặc thiết bị Lưu trữ Gắn Mạng (Network Attached Storage - NAS) mà Apple gọi là Time Capsule. Dù bằng cách nào, bạn phải thiết lập các thiết bị này để chúng trở nên hữu ích tại thời điểm bạn vô ý xóa tập tin.
Làm sao lấy lại một tập tin nếu các cách nêu trên không tác dụng? Nếu bạn đang sử dụng ổ đĩa thể rắn (SSD), đó là tin xấu. SSD xóa các tập tin ngay lập tức, mà không "do dự" như HDD truyền thống. Nếu bạn không có một bản sao lưu nào và ổ đĩa chính của bạn là ổ SSD, bạn gặp rắc rối to. Việc cứu dữ liệu trên ổ SSD khó khăn hơn rất nhiều so với HDD, và khả năng lấy lại được dữ liệu hay không cũng khó dự đoán trước.
Nhưng nếu bạn có một ổ cứng thông thường, khi đó mọi thứ chưa hẳn đã mất.
Các công cụ cứu dữ liệu:
Theo cách truyền thống, đĩa từ là nơi ổ cứng chứa dữ liệu, bạn không thực sự mất tập tin đó cho đến khi không gian lưu trữ của nó trên ổ cứng bị ghi đè bởi dữ liệu khác. Vì vậy, bạn vẫn còn cơ hội lấy lại (các) tập tin. Cơ hội sẽ giảm đi nếu máy tính được sử dụng nhiều kể từ khi tập tin đã bị xóa. (Vì vậy, hãy ngừng sử dụng máy tính).
Bạn sẽ cần một số phần mềm đặc biệt. Với Windows, có rất nhiều phần mềm dành cho hệ điều hành này, chẳng hạn như Recuva (hình trên, miễn phí hoặc 24,95 USD) và Undelete Plus (39,95 USD). Vấn đề là, nếu bạn cài đặt phần mềm sau khi đã mất một tập tin, bạn có thể ghi đè không gian của tập tin đó trên ổ cứng bởi phần mềm đang được dùng để cứu lại nó! Thay vào đó, hãy sử dụng một máy tính khác, tải về phiên bản portable của Recuva và chép nó vào ổ USB. Cắm USB này vào máy tính mà bạn muốn tìm tập tin đã bị xóa. Cách này không ghi dữ liệu vào ổ đĩa trên máy tính khi phần mềm cứu dữ liệu Recuva được mở.
Nếu bạn cần công cụ tương tự trên các hệ điều hành khác, phần mềm TestDisk mã nguồn mở hỗ trợ Windows, Mac và Linux, hoàn toàn miễn phí. Thêm một chương trình tương tự, PhotoRec, chuyên khôi phục các tập tin đa phương tiện như phim và hình ảnh, mặc dù phần mềm này hỗ trợ tìm kiếm bất kỳ loại tài liệu nào. Cả hai tuy không có giao diện đồ họa đẹp mắt nhưng chúng có thể là những phần mềm cứu dữ liệu mạnh.
Nếu bạn muốn thử thêm cách nữa, hãy tắt máy tính đang bị mất dữ liệu, dùng máy tính khác, và tạo đĩa khôi phục bằng CD (hoặc USB) sử dụng hệ điều hành của bên thứ ba như Ubuntu. Đĩa này được dùng để khởi động máy tính đang bị mất tập tin, sau đó bạn có thể sử dụng các công cụ của Ubuntu như ntfsundelete nhằm hiển thị dữ liệu đã xóa trên ổ cứng và hy vọng tìm thấy tập tin đã mất.